Information om personuppgiftsbehandling

Denna information uppdaterades den 30 oktober 2023


Innehållsförteckning

  1. Inledning
  2. Personuppgiftsansvarig
  3. Behandling av dina personuppgifter
  4. Dina rättigheter
  5. Vem kan ta del av dina personuppgifter?
  6. Överföring till tredje land
  7. Hur skyddar vi dina personuppgifter?
  8. Ändringar
  9. Hur kommer du i kontakt med oss?

Inledning

Vi värnar om din integritet och denna information har utformats för att informera dig om hur EDO Löddeköpinge 1 AB (”Bolaget”, ”vi”, ”oss”) behandlar dina personuppgifter på ett lagligt, ändamålsenligt och säkert sätt och vilka rättigheter du har när du eller det företag eller organisation du företräder hyr en lokal av oss eller i övrigt är i kontakt med oss.

Om du har några frågor eller vill göra någon rättighet gällande är du välkommen att kontakta oss på enligt kontaktinformationen i punkt 9 nedan.

Personuppgiftsansvarig

EDO Löddeköpinge 1 AB, org. nr 559322-9908, med adress c/o Easy Depot AB, Stora Varvsgatan 6A, BV, 211 19 Malmö, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i enlighet med denna information.

Behandling av dina personuppgifter

Nedan kan du läsa mer om vår behandling av dina personuppgifter utifrån de ändamål vi har identifierat. Vi beskriver ändamålet med behandlingen, dvs. varför vi behandlar dina personuppgifter. För varje ändamål framgår även vilka kategorier av personuppgifter vi kan komma att behandla för att uppnå ändamålet, vilken eller vilka lagliga grunder vi baserar behandlingen på och hur länge vi behandlar uppgifterna.

För att kunna administrera lokalhyresförhållandet mellan oss och bolaget du representerar
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, telefonnummer, e-postadress och arbetsplats. Vi behandlar också uppgifter om hyreskontrakt och faktureringsuppgifter. Behandlingen stödjer vi på den rättsliga grunden om berättigat intresse, där Bolagets intresse är att kunna uppfylla hyresavtalet. Personuppgifterna lagras under hyresförhållandet och därpå följande 12 månader.

För att efterleva lagkrav, såsom bokföringslagen
För detta syfte behandlar vi faktureringsuppgifter. Behandlingen stödjer vi den rättsliga grunden rättslig förpliktelse. Personuppgifterna lagras under sju år.

För att hantera eventuella reparationsärenden och/eller synpunkter
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och adress samt uppgifter om hyreskontrakt. Behandlingen stödjer vi dels på den rättsliga grunden om berättigat intresse där Bolagets intresse är att kunna uppfylla hyresavtalet, och dels på den rättsliga grunden rättslig förpliktelse. Personuppgifterna lagras under den tid som hyresförhållandet pågår och efterföljande 12 månader.

För att tillvarata och bevaka Bolagets rättsliga intressen
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn och e-postadress. Vi behandlar också korrespondens och uppgifter om hyreskontrakt. Bolaget baserar sådan behandling på Bolagets berättigade intresse av att bevaka och tillvarata sin rätt i samband med en eventuell tvist. Personuppgifterna lagras till dess att eventuell tvist är avslutad.

För att kunna marknadsföra våra tjänster och/eller produkter samt verksamhet genom t.ex. utskick, hemsida, särskilda erbjudanden och via sociala medier
För detta syfte behandlar Bolaget kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och leveransadress. För sådan behandling av dina personuppgifter använder vi den rättsliga grunden berättigat intresse, där vårt berättigade intresse är att kunna marknadsföra våra tjänster/produkter och vår verksamhet. Personuppgifterna lagras under hyresförhållandet och 12 månader därefter.

För att kunna tillhandahålla kundservice
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och leveransadress. Även uppgifter om hyreskontrakt behandlas. Bolaget baserar sådan behandling på den rättsliga grunden berättigat intresse, där Bolagets intresse är att kunna uppfylla hyresavtalet. Personuppgifterna lagras under hyresförhållandet och 24 månader därefter.

För att hantera eventuella reklamationsärenden
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och leveransadress. Vi behandlar också uppgifter om köp. Behandlingen stödjer vi på den rättsliga grunden om berättigat intresse, där Bolagets intresse är att kunna uppfylla hyresavtalet. Personuppgifterna lagras under hyresförhållandet och följande 12 månader.

Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppnå ändamålen ovan och endast under den tid som är nödvändig för att uppnå ändamålen. Exakt vilka personuppgifter vi behandlar om dig beror på hur du som är kund eller leverantör till oss har kommit i kontakt med oss och vilken/vilka av våra tjänster och/eller produkter vi tillhandahåller dig eller det företag du representerar, eller vilken/vilka av era tjänster och/eller produkter som du eller det företag du representerar tillhandahåller oss.
För att möjliggöra för Bolaget att uppfylla de rättsliga förpliktelser som följer av tillämplig lag eller för att kunna bevaka vårt rättsliga intresse kan vi komma att spara personuppgifterna under en längre tid än vad som anges ovan. Personuppgifterna sparas dock aldrig längre än vad som är nödvändigt eller lagstadgat för respektive syfte.
Utöver de personuppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig, kan vi också komma att samla in personuppgifter från tredje part. Dessa tredje parter varierar från tid till annan men inkluderar bland annat leverantörer av adressuppgifter från offentliga register.
När du blir ombedd att lämna personuppgifter kan du välja att inte göra detta. För det fall du väljer att inte ange uppgifter som är nödvändiga kan det leda till att vi inte kan fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om den behandling av dina personuppgifter som vi utför. Här följer en sammanställning av de rättigheter som du kan göra gällande genom att kontakta oss.

Rätt till tillgång
Du har rätt att kostnadsfritt begära information om den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig. Sådan begäran ska inges skriftligen till oss med förtydligande om vilken information du önskar ta del av samt innehålla information om ditt namn samt undertecknas av dig. Vi kommer att besvara din förfrågan så snart vi kan. Om vi inte kan uppfylla dina önskemål om tillgång till de uppgifter din begäran avser, lämnar vi en motivering till detta. Kopian av dina personuppgifter skickas till din folkbokföringsadress såvida inte annat skriftligt överenskommits med dig.

Rätt till rättelse
Bolaget har huvudansvaret för att de personuppgifter vi behandlar är korrekta. Om du meddelar oss att de personuppgifter som du lämnat inte längre är korrekta, kommer vi snarast att rätta, blockera eller radera sådana personuppgifter.

Rätt till radering
Du har rätt att begära att vi, utan onödigt dröjsmål, raderar dina personuppgifter. Personuppgifter ska raderas i följande fall:
om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för;
om du återkallat ditt samtycke och behandlingen endast grundar sig på samtycke som laglig grund;
om behandling sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att dina personuppgifter behandlas för detta ändamål;
om du motsätter dig behandling av personuppgifter som sker efter en intresseavvägning och ditt intresse väger tyngre än vårt;
om dina personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler; eller
om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Det kan finnas skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera samtliga av dina personuppgifter. Dessa skyldigheter följer av tillämplig lagstiftning inom t.ex. bokföring. Om vissa personuppgifter inte kan raderas på grund av lagkrav kommer vi att informera dig om detta samt tillse att personuppgifterna endast kan användas i syfte att uppfylla sådana legala skyldigheter och inte för några andra syften.

Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att Bolaget tillfälligt ska begränsa behandlingen av dina personuppgifter. En sådan begränsning kan begäras i följande fall:
om att du anser att de personuppgifter vi har om dig inte är korrekta och att du i samband med det begärt rättelse;
när den behandling som utförs av dina personuppgifter inte är förenlig med tillämpliga dataskyddsregler, men du ändå inte vill att dina personuppgifter ska raderas utan i stället begränsas; och
när vi inte längre behöver dina personuppgifter för ändamålen med vår behandling men då vi behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

Om du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter får användningen av personuppgifterna begränsas under tiden som utredning sker. Vid begränsning av dina personuppgifter kommer vi endast att lagra dina personuppgifter och vid ytterligare behandling inhämta ditt samtycke.

Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att, för det fall vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke eller för att fullgöra avtalsförpliktelse med dig, kräva att vi tillhandahåller samtliga personuppgifter som vi behandlar avseende dig och som behandlas på ett automatiserat sätt, i ett maskinläsbart format. Detta kan till exempel vara en Excelfil eller en CSV-fil. Om det är tekniskt möjligt har du också rätt att begära att vi överför dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt till invändning
Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse. Vi kommer i dessa fall be dig specificera vilken behandling du invänder mot. Om du invänder mot någon behandling kommer vi endast att fortsätta med behandlingen av dina personuppgifter om vi har berättigade intressen till behandlingen och dessa väger tyngre än dina intressen. Vi kommer även alltid informera dig om detta.

Rätt att återkalla samtycke
Om du har lämnat samtycke till behandling av dina personuppgifter bestämmer du själv om och när du vill återkalla ditt samtycke till den behandling av personuppgifter som du frivilligt samtyckt till. Det kan du göra genom att kontakta oss.

Rätt att lämna in ett klagomål
Om du har klagomål på Bolagets behandling av personuppgifter kan du vända dig till oss, på personuppgifter@easydepot.se, och till svenska tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och framföra klagomålet. Kontaktuppgifterna är följande:
Webbplats: https://www.imy.se/
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm

Vem kan ta del av dina personuppgifter?

Endast de personer på Bolaget som behöver tillgång till dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter får tillgång till personuppgifterna.

För att tillhandahålla vissa av våra tjänster anlitar vi utvalda tredje parter. Delning av dina personuppgifter till sådana utvalda tredje parter sker för att uppnå samma ändamål och med samma lagliga grunder som personuppgifterna samlades in för och med stöd av. Bolaget vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Vi har listat de kategorier av mottagare som dina personuppgifter kan delas med:

Leverantörer och underleverantörer: Bolaget använder tredjepartsleverantörer för att hantera delar av verksamheten, t.ex. bolag som arbetar med teknisk support, drift av IT-system och marknadsföring. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa leverantörer i samband med att de utför tjänster på uppdrag av oss. När vi använder oss av sådana leverantörer ingår vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med dem och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna information.

Bolag inom koncernen: Bolaget kan komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom koncernen, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamål som framgår av denna information.

Myndigheter: Vi kommer även att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, som exempelvis Skatteverket, om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller beslut av domstol eller om vi rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda våra rättigheter.

Bolaget vidtar i samband med delning av dina personuppgifter tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert och tryggt sätt. Våra utvalda tredje parter kommer endast att behandla dina personuppgifter på sätt och för ändamål som följer av denna information.

Bolaget kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte först fått ditt godkännande. Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till en köpare/investerare eller potentiell köpare/investerare i samband med omstrukturering, försäljning eller annan överlåtelse av samtliga eller delar av Bolagets aktier, tillgångar eller vår verksamhet i övrigt. Vid sådan överföring kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar dina personuppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna information.

Överföring till tredje land

Som huvudregel behandlar Bolaget dina personuppgifter inom EU/EES. Vi kan dock komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av våra leverantörer eller samarbetspartners befinner sig där. I ett sådant tredje land gäller inte GDPR. Det innebär att du inte automatiskt har samma rättigheter och skydd för dina personuppgifter som GDPR garanterar. Bolaget skyddar sina personuppgifter genom att antingen basera överföringen på beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå eller på att vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder, såsom att ingå EU-kommissionens standardavtalsklausuler i kombination med tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder, för att säkerställa att dina personuppgifter är fortsatt skyddade. Du kan läsa mer om vilka länder som anses ha adekvat skyddsnivå på EU-kommissionens hemsida här. Mer information om standardavtalsklausuler hittar du här.

Vi genomför en riskbedömning innan en överföring sker och vi vidtar tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att säkerställa en lämplig skyddsnivå. Vi överför så få personuppgifter som möjligt och anonymiserar om möjligt uppgifterna innan överföring. För närmare information om vilka skyddsåtgärder vi vidtar i det enskilda fallet, vänligen kontakta oss.

Följande mottagare utanför EU/EES kan komma i fråga:

Leverantörer och underleverantörer: Vi kan komma att dela dina personuppgifter med leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES. Det kan t.ex. handla om leverantörer av IT-tjänster. Här listar vi våra leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES.

Microsoft Office 365: Genom att använda tjänsten kommer dina personuppgifter att behandlas av företaget Microsoft Corporation. När Microsoft mottar dina personuppgifter kan personuppgifterna komma att överföras till bland annat USA. Du kan läsa mer om Microsofts behandling här och om deras överföringar till tredje land här.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

För att skydda din personliga integritet, upptäcka, förhindra och begränsa risk för angrepp etc., vidtar vi en rad tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder. Vi vidtar även åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande, förändringar och förstörelse. Vi tillser att åtkomst till dina personuppgifter endast ges till personal som behöver det för fullgörandet av sina arbetsuppgifter samt att de iakttar konfidentialitet.

Ändringar

Vi förbehåller oss rätten att ändra i denna information när vi bedömer att det är nödvändigt. Sådana ändringar är framförallt påkallade vid eventuella lagändringar, vid vägledande uttalanden eller rekommendationer från tillsynsmyndighet eller andra organ som utger yttranden med anledning av tillämpliga dataskyddsregler. Vidare kommer denna information att uppdateras när det behövs med anledning av ändringar i vår verksamhet. Om vi vidtar större ändringar gällande hur vi behandlar dina personuppgifter, informeras du om detta innan ändringen börjar gälla.

Hur kommer du i kontakt med oss?

Om du har frågor med anledning av denna information eller gällande behandling av dina personuppgifter, önskar göra en begäran i enlighet med denna information eller om du vill anmäla överträdelse av denna information m.m. är du välkommen att kontakta oss via e-postadressen personuppgifter@easydepot.se.