fbpx

Information om personuppgiftsbehandling

Denna information uppdaterades den 30 oktober 2023


Innehållsförteckning

  1. Inledning
  2. Personuppgiftsansvarig
  3. Behandling av dina personuppgifter
  4. Dina rättigheter
  5. Vem kan ta del av dina personuppgifter?
  6. Överföring till tredje land
  7. Hur skyddar vi dina personuppgifter?
  8. Ändringar
  9. Hur kommer du i kontakt med oss?

Inledning

Vi värnar om din integritet och denna information har utformats för att informera dig om
hur Easy Depot AB (”Bolaget”, ”vi”, ”oss”) behandlar dina personuppgifter på ett lagligt,
ändamålsenligt och säkert sätt och vilka rättigheter du har när du eller det företag eller
organisation du företräder efterfrågar eller köper våra tjänster, när du eller det företag
eller organisation du representerar tillhandhåller oss era tjänster och/eller produkter, när
du besöker vår webbplats eller i övrigt är i kontakt med oss.
Om du har några frågor eller vill göra någon rättighet gällande är du välkommen att
kontakta oss på enligt kontaktinformationen i punkt 9 nedan.

Personuppgiftsansvarig

Easy Depot AB, org. nr 559248-7531, med adress Stora Varvsgatan 6A, 211 19 Malmö är
personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i enlighet med
denna information.

Behandling av dina personuppgifter

Nedan kan du läsa mer om vår behandling av dina personuppgifter utifrån de ändamål vi
har identifierat. Vi beskriver ändamålet med behandlingen, dvs. varför vi behandlar dina
personuppgifter. För varje ändamål framgår även vilka kategorier av personuppgifter vi
kan komma att behandla för att uppnå ändamålet, vilken eller vilka lagliga grunder vi
baserar behandlingen på och hur länge vi behandlar uppgifterna.

A. För att kunna tillhandahålla våra tjänster du som kund efterfrågar, varav punkt A1 –
A.6 utgör specificerade sådana ändamål
För detta syfte behandlar vi personuppgifter såsom inloggningsuppgifter till vår
webbplats och vår applikation, kontaktuppgifter såsom namn och e-postadress och
faktureringsuppgifter. Vi stödjer behandlingen på den rättsliga grunden om berättigat
intresse, där Bolagets intresse är att kunna uppfylla avtalet. Dina personuppgifter lagras
under avtalsrelationen.


A.1 För att kunna administrera ansökan om att hyra en lokal hos oss och eventuellt
erbjuda ett hyreskontrakt
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, företag/organisation och
e-postadress. Vi stödjer behandlingen på den rättsliga grunden om berättigat intresse, där
Bolagets intresse är att kunna administrera ansökan. Dina personuppgifter lagras i 24
månader från att ansökan inkom.
A.2 För att ingå hyresavtal
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och
bostadsadress samt personnummer. Vi stödjer behandlingen på den rättsliga grunden om
berättigat intresse, där Bolagets intresse är att kunna uppfylla avtalet. Vi lagrar
personuppgifterna till kontrollerna är genomförda.


A.3 För att hantera betalning från det företag/organisation du företräder
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter. Vi stödjer behandlingen på den
rättsliga grunden om berättigat intresse, där Bolagets intresse är att kunna uppfylla
avtalet. Personuppgifterna lagras i 24 månader.


A.4 För att hantera reklamationer och andra eventuella kundfrågor
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och
leveransadress. Vi stödjer behandlingen på den rättsliga grunden om berättigat intresse,
där Bolagets intresse är att kunna uppfylla avtalet. Vi lagrar dina personuppgifter i 24
månader.

A.5 För att tillhandahålla tilläggstjänster
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och
leveransadress. Vi stödjer behandlingen på den rättsliga grunden om berättigat intresse,
där Bolagets intresse är att kunna uppfylla avtalet. Dina personuppgifter lagras i 24
månader.


A.6 För att hantera eventuella reparationsärenden och/eller synpunkter
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och adress.
Vi behandlar också uppgifter om hyreskontakt. Vi stödjer behandlingen dels på den
rättsliga grunden om berättigat intresse, där Bolagets intresse är att kunna uppfylla
hyresavtalet, dels på den rättsliga grunden om rättslig förpliktelse. Personuppgifterna
lagras under den tid som hyresförhållandet pågår och efterföljande 12 månader.


B. För att kunna administrera vår avtalsrelation med dig eller det bolag/organisation du
representerar avseende tjänster och/eller produkter ni tillhandahåller oss
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och adress.
Vi behandlar också faktureringsuppgifter och uppgifter och vårt köp. Vi stödjer
behandlingen på den rättsliga grunden om berättigat intresse, där Bolagets intresse är att

kunna uppfylla avtalet. Personuppgifterna lagras under tiden vi har en aktiv affärsrelation
med er och 12 månader efter senaste köp.


C. För att efterleva lagkrav, såsom bokföringslagen
För detta syfte behandlar vi faktureringsuppgifter och uppgifter om ditt köp. Vi stödjer
behandlingen på den rättsliga grunden om rättslig förpliktelse. Personuppgifterna lagras i
sju år.


D. För att tillvarata och bevaka Bolagets rättsliga intressen
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn och e-postadress. Vi
behandlar också korrespondens och uppgifter om köp. Bolaget baserar sådan behandling
på Bolagets berättigade intresse av att bevaka och tillvarata sin rätt i samband med en
eventuell tvist. Personuppgifterna lagras till dess att eventuell tvist är avslutad.


E. För att kunna marknadsföra våra tjänster samt verksamhet genom t.ex. utskick,
hemsida, särskilda erbjudanden och via sociala medier
För detta syfte behandlar vi dina kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och
leveransadress. Vi behandlar också uppgifter om köp och uppgifter om din enhet,
exempelvis IP-adress, när du besöker vår webbplats och eventuella användarnamn på
sociala medier. För sådan behandling av dina personuppgifter använder vi den rättsliga
grunden berättigat intresse, där vårt berättigade intresse är att kunna marknadsföra våra
tjänster/produkter och vår verksamhet. Vi lagrar personuppgifterna i 12 månader efter
senaste köp.


F. För att möjliggöra kund- och leverantörsvård (kvalitetsarbete, statistik, marknads- och
kund/leverantörs-analys, samt affärs-, metod- och produktutveckling
För detta syfte behandlar vi uppgifter och köp och postadress. Behandlingen sker med
stöd av vårt berättigade intresse av att utveckla verksamheten. Personuppgifterna lagras i
tio år från dagen för uppdragets slutförande.
Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppnå ändamålen ovan
och endast under den tid som är nödvändig för att uppnå ändamålen. Exakt vilka
personuppgifter vi behandlar om dig beror på hur du som är kund eller leverantör till oss
har kommit i kontakt med oss och vilken/vilka av våra tjänster och/eller produkter vi
tillhandahåller dig eller det företag du representerar, eller vilken/vilka av era tjänster
och/eller produkter som du eller det företag du representerar tillhandahåller oss.
För att möjliggöra för Bolaget att uppfylla de rättsliga förpliktelser som följer av
tillämplig lag eller för att kunna bevaka vårt rättsliga intresse kan vi komma att spara
personuppgifterna under en längre tid än vad som anges ovan. Personuppgifterna sparas
dock aldrig längre än vad som är nödvändigt eller lagstadgat för respektive syfte.
Utöver de personuppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig, kan vi
också komma att samla in personuppgifter från tredje part. Dessa tredje parter varierar
från tid till annan men inkluderar bland annat leverantörer av adressuppgifter från
offentliga register.
När du blir ombedd att lämna personuppgifter kan du välja att inte göra detta. För det fall
du väljer att inte ange uppgifter som är nödvändiga kan det leda till att vi inte kan fullgöra
våra åtaganden gentemot dig.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om den behandling av dina personuppgifter som vi utför.
Här följer en sammanställning av de rättigheter som du kan göra gällande genom att
kontakta oss.
Rätt till tillgång
Du har rätt att kostnadsfritt begära information om den behandling som vi genomför
avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter vi
behandlar om dig. Denna begäran ska inges skriftligen till oss med förtydligande om
vilken information du önskar ta del av samt innehålla information om ditt namn samt
undertecknas av dig. Vi kommer att besvara din förfrågan så snart vi kan. Om vi inte kan
uppfylla dina önskemål om tillgång till de uppgifter din begäran avser, lämnar vi en
motivering till detta. Kopian av dina personuppgifter skickas till din folkbokföringsadress
såvida inte annat skriftligt överenskommits med dig.
Rätt till rättelse
Bolaget har huvudansvaret för att de personuppgifter vi behandlar är korrekta. Om du
meddelar oss att de personuppgifter som du lämnat inte längre är korrekta, kommer vi
snarast att rätta, blockera eller radera sådana personuppgifter.
Rätt till radering
Du har rätt att begära att vi, utan onödigt dröjsmål, raderar dina personuppgifter.
Personuppgifter ska raderas i följande fall:
(i) om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in
för;
(ii) om du återkallat ditt samtycke och behandlingen endast grundar sig på samtycke
som laglig grund;
(iii) om behandling sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att dina
personuppgifter behandlas för detta ändamål;
(iv) om du motsätter dig behandling av personuppgifter som sker efter en
intresseavvägning och ditt intresse väger tyngre än vårt;
(v) om dina personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämpliga
dataskyddsregler; eller
(vi) om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
Det kan finnas skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera samtliga av dina
personuppgifter. Dessa skyldigheter följer av tillämplig lagstiftning inom t.ex. bokföring.
Om vissa personuppgifter inte kan raderas på grund av lagkrav kommer vi att informera
dig om detta samt tillse att personuppgifterna endast kan användas i syfte att uppfylla
sådana legala skyldigheter och inte för några andra syften.
Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att Bolaget tillfälligt ska begränsa behandlingen av dina
personuppgifter. En sådan begränsning kan begäras i följande fall:
(i) om att du anser att de personuppgifter vi har om dig inte är korrekta och att du i
samband med det begärt rättelse;
(vii) när den behandling som utförs av dina personuppgifter inte är förenlig med
tillämpliga dataskyddsregler, men du ändå inte vill att dina personuppgifter ska
raderas utan i stället begränsas; och

(viii) när vi inte längre behöver dina personuppgifter för ändamålen med vår
behandling men då vi behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller
försvara ett rättsligt anspråk.
Om du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter får användningen av
personuppgifterna begränsas under tiden som utredning sker. Vid begränsning av dina
personuppgifter kommer vi endast att lagra dina personuppgifter och vid ytterligare
behandling inhämta ditt samtycke.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att, för det fall vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke eller för
att fullgöra avtalsförpliktelse med dig, kräva att vi tillhandahåller samtliga
personuppgifter som vi behandlar avseende dig och som behandlas på ett automatiserat
sätt, i ett maskinläsbart format. Detta kan till exempel vara en Excelfil eller en CSV-fil.
Om det är tekniskt möjligt har du också rätt att begära att vi överför dina personuppgifter
till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt till invändning
Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen sker
med stöd av vårt berättigade intresse. Vi kommer i dessa fall be dig specificera vilken
behandling du invänder mot. Om du invänder mot någon behandling kommer vi endast
att fortsätta med behandlingen av dina personuppgifter om vi har berättigade intressen till
behandlingen och dessa väger tyngre än dina intressen. Vi kommer även alltid informera
dig om detta.
Rätt att återkalla samtycke
Om du har lämnat samtycke till behandling av dina personuppgifter bestämmer du själv
om och när du vill återkalla ditt samtycke till den behandling av personuppgifter som du
frivilligt samtyckt till. Det kan du göra genom att kontakta oss.
Rätt att lämna in ett klagomål
Om du har klagomål på Bolagets behandling av personuppgifter kan du vända dig till oss,
på personuppgifter@easydepot.se och till svenska tillsynsmyndigheten
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och framföra klagomålet. Kontaktuppgifterna är
följande:
Webbplats: https://www.imy.se/
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm

Vem kan ta del av dina personuppgifter?

Endast de personer på Bolaget som behöver tillgång till dina personuppgifter för att utföra
sina arbetsuppgifter får tillgång till personuppgifterna.
För att tillhandahålla vissa av våra tjänster anlitar vi utvalda tredje parter. Delning av dina
personuppgifter till sådana utvalda tredje parter sker för att uppnå samma ändamål och
med samma lagliga grunder som personuppgifterna samlades in för och med stöd av.
Bolaget vidtar tekniska och

personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Vi har listat de kategorier av mottagare som
dina personuppgifter kan delas med:
Leverantörer och underleverantörer: Bolaget använder tredjepartsleverantörer för att
hantera delar av verksamheten, t.ex. bolag som arbetar med teknisk support, drift av IT-
system och marknadsföring. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa
leverantörer i samband med att de utför tjänster på uppdrag av oss. När vi använder oss av
sådana leverantörer ingår vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med dem och vidtar andra
lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som
överensstämmer med denna information.
Bolag inom koncernen: Bolaget kan komma att dela dina personuppgifter med andra
bolag inom koncernen, dvs. hyresvärdar, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamål
som framgår av denna information.
Sociala medier: Bolaget använder sig av sociala medier. Vid användning av sociala
medier samlas dina personuppgifter in och behandlas av dessa företag. Se respektive
företags integritetspolicy för mer information.
Myndigheter: Vi kommer även att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, som
exempelvis Skatteverket, om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller beslut av
domstol eller om vi rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda våra
rättigheter.
Bolaget vidtar i samband med delning av dina personuppgifter tekniska och
organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert
och tryggt sätt. Våra utvalda tredje parter kommer endast att behandla dina
personuppgifter på sätt och för ändamål som följer av denna information.
Bolaget kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte först fått ditt
godkännande. Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till en köpare/investerare
eller potentiell köpare/investerare i samband med omstrukturering, försäljning eller annan
överlåtelse av samtliga eller delar av Bolagets aktier, tillgångar eller vår verksamhet i
övrigt. Vid sådan överföring kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att den
mottagande parten behandlar dina personuppgifter på ett sätt som överensstämmer med
denna information.

Överföring till tredje land

Som huvudregel behandlar Bolaget dina personuppgifter inom EU/EES. Vi kan dock
komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av våra
leverantörer eller samarbetspartners befinner sig där. I ett sådant tredje land gäller inte
GDPR. Det innebär att du inte automatiskt har samma rättigheter och skydd för dina
personuppgifter som GDPR garanterar. Bolaget skyddar sina personuppgifter genom att
antingen basera överföringen på beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå
eller på att vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder, såsom att ingå EU-kommissionens
standardavtalsklausuler i kombination med tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder,
för att säkerställa att dina personuppgifter är fortsatt skyddade. Du kan läsa mer om vilka
länder som anses ha adekvat skyddsnivå på EU-kommissionens hemsida här. Mer
information om standardavtalsklausuler hittar du här.

Vi genomför en riskbedömning innan en överföring sker och vi vidtar tekniska och
organisatoriska skyddsåtgärder för att säkerställa en lämplig skyddsnivå. Vi överför så få
personuppgifter som möjligt och anonymiserar om möjligt uppgifterna innan överföring.
För närmare information om vilka skyddsåtgärder vi vidtar i det enskilda fallet, vänligen
kontakta oss.
Följande mottagare utanför EU/EES kan komma i fråga:
Leverantörer och underleverantörer: Vi kan komma att dela dina personuppgifter med
leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES. Det kan t.ex. handla om leverantörer
av IT-tjänster. Här listar vi våra leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES.
Microsoft Office 365: Genom att använda tjänsten kommer dina personuppgifter att
behandlas av företaget Microsoft Corporation. När Microsoft mottar dina personuppgifter
kan personuppgifterna komma att överföras till bland annat USA. Du kan läsa mer om
Microsofts behandling här och om deras överföringar till tredje land här.
Sociala medier: När du besöker, förekommer på eller på annat sätt använder Bolagets
kanaler på sociala medier samlas dina personuppgifter också in och behandlas av det
företag som äger respektive socialt medium. I samband med att dessa företag mottar dina
personuppgifter via Bolagets kanaler kan personuppgifterna överföras till bland annat
USA. Här listar vi de sociala medier Bolaget har kanaler på.
Facebook och Instagram: Genom att använda tjänsterna behandlas dina personuppgifter
av företaget Meta Platforms Ireland Ltd. Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen
här. För att läsa mer om tjänsternas överföring till tredje land och om
standardavtalsklausulerna kan du läsa mer här.
LinkedIn: Genom att använda tjänsterna behandlas dina personuppgifter av företaget
Microsoft Corporation. Du kan läsa mer om Microsofts behandling här och om deras
överföringar till tredje land här.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

För att skydda din personliga integritet, upptäcka, förhindra och begränsa risk för angrepp
etc., vidtar Bolaget en rad tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder.
Bolaget vidtar även åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst,
missbruk, avslöjande, förändringar och förstörelse. Vi tillser att åtkomst till dina
personuppgifter endast ges till personal som behöver det för fullgörandet av sina
arbetsuppgifter samt att de iakttar konfidentialitet.

Ändringar

Vi förbehåller oss rätten att ändra i denna information när vi bedömer att det är
nödvändigt. Sådana ändringar är framförallt påkallade vid eventuella lagändringar, vid
vägledande uttalanden eller rekommendationer från tillsynsmyndighet eller andra organ
som utger yttranden med anledning av tillämpliga dataskyddsregler. Vidare kommer
denna information att uppdateras när det behövs med anledning av ändringar i vår

verksamhet. Om vi vidtar större ändringar gällande hur vi behandlar dina personuppgifter,
informeras du om detta innan ändringen börjar gälla.

Hur kommer du i kontakt med oss?

Om du har frågor med anledning av denna information eller gällande behandling av dina
personuppgifter, önskar göra en begäran i enlighet med denna information eller om du
vill anmäla överträdelse av denna information m.m. är du välkommen att kontakta oss via
e-postadressen personuppgifter@easydepot.se